Zorgorganisaties staan voor de uitdaging om steeds beter aan te tonen dat hun registratie- en declaratieprocessen betrouwbaar, volledig en rechtmatig zijn. Met de verschuiving van traditionele ex post controles naar Horizontaal Toezicht (HT) verandert niet alleen de wijze van verantwoorden, maar ook het totale proces van registratie, interne beheersing en samenwerking met zorgverzekeraars.

Horizontaal Toezicht vraagt om een samenhangend en aantoonbaar stelsel van interne beheersmaatregelen. In de praktijk blijkt dit echter complex: data, controles en werkprocessen zijn vaak verspreid over verschillende systemen en afdelingen. Hierdoor ontbreekt overzicht, worden fouten laat ontdekt en kost het voorbereiden van self-assessments, risicoanalyses en rapportages veel tijd. Handmatige controles en Excel-analyses vergroten bovendien de kans op fouten en inefficiëntie.

Tegelijkertijd verwachten zorgverzekeraars actuele, transparante en reproduceerbare verantwoording. Wanneer processen onvoldoende inzichtelijk zijn ingericht, kan dit leiden tot vertraging, aanvullende vragen en in het uiterste geval financiële correcties.

Realtime inzicht in registratie- en declaratieprocessen is daarom essentieel — niet alleen om te voldoen aan HT‑vereisten, maar ook om de interne kwaliteit structureel te verbeteren.

vCare: slimme ondersteuning voor de Zorgadministratie

Om organisaties te helpen bij deze complexe uitdaging ontwikkelde Adasco, in nauwe samenwerking met het Erasmus MC en andere ziekenhuizen, vCare: een AI‑gedreven oplossing die automatisch patiëntregistraties analyseert en vergelijkt met de vastgelegde zorgactiviteiten.

Met vCare worden controles volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Eventuele afwijkingen worden rechtstreeks in een werklijst geplaatst, waardoor zorgadministraties sneller en consistenter kunnen werken.

Voorbeeld uit de praktijk

Bij een Belconsult moet worden vastgesteld dat de specialist daadwerkelijk contact heeft gehad met de patiënt.
Het AI‑model van vCare herkent tekstfragmenten die dit bevestigen, zoals:

• “Patiënt gebeld en in overleg…”
• “Telefonisch afgesproken dat…”

Tegelijkertijd markeert vCare teksten die géén valide contactmoment beschrijven, zoals:

• “Patiënt gebeld en vader gesproken”
• “Voicemail ingesproken”

Deze vorm van geautomatiseerde dossieranalyse verhoogt de betrouwbaarheid en verbetert de kwaliteit van de registratie aan de bron.

vCare & RPA: optimale efficiëntie in het ZIS/EPD

Afhankelijk van de inrichting van de organisatie kunnen geconstateerde verschillen:

• handmatig worden verwerkt in het ZIS/EPD, of
• volledig geautomatiseerd worden gecorrigeerd via API‑koppelingen of Robotic Process Automation (RPA).

Met vCare ontstaat een efficiënte, sluitende workflow: van automatische detectie tot geautomatiseerde correctie. Dit ondersteunt niet alleen Horizontaal Toezicht, maar versterkt ook structureel de kwaliteit van registratie en declaratie.

Benieuwd naar hoe Avera in jouw zorgorganisatie ingezet kan worden? Neem dan contact op met Stephen Kil